Arhive lunare: august 2016


Cum sa trimiti un email astfel incat sa fie citit 8
Săptămânal mă lovesc de această problemă. Săptămânal trimit emailuri către întreaga comunitate și acestea sunt citite în proporție de 60% - 75%. Și aceasta se întâmplă în condițiile în care toți abonații s-au înscris din propria lor voință, special ca să primească aceste e-mailuri. Prin activitatea sa, Camera de Comerț și Industrie este nevoită să transmită regulat campanii de informare / ofertare prin e-mail. Eu personal mă ocupam de transmiterea și analiza acestora. Procentul de citire al e-mailurilor era de cele mai multe ori sub 10 %. Totuși, suntem în mileniul III, în secolul XXI, telegramele au dispărut, telexul a dispărut, faxul pierde tot mai mult teren în fața e-mailului. Este evident că aceasta va fi mijlocul de comunicare care va domina anii ce urmează până când va fi descoperit un alt canal de transmitere a informațiilor și acestea să stea în așteptare până când vor fi citite. Fiecare dintre noi este ocupat să trăiască în această lume tot mai aglomerată și mai rapidă. Probabil ați auzit de rezonanţa Schumann. Timp de mii de ani, Rezonanţa Shumann a avut valoarea constantă de 7,8 Hz însă, începând din 1980 s-a constatat o accelerare rapidă. Astfel, s-a ajuns ca în zilele noastre Rezonanţa Shumann să aibă valoarea de 12,5 Hz, consecinţa directă fiind că 24 de ore actuale corespund cu 16 ore reale, în termenii timpului terestru. Revenind, când este cel mai bine să trimiți un e-mail unei persoane ocupate? Și nu mă refer la transmiterea unei campanii ci la un e-mail. Un singur e-mail, personalizat, trimis unei persoane necunoscute sau foarte puțin cunoscute, dar la care este necesar să ajungi. Să rupem mâța în două încă de la început. Este mai complicat decât ai crede. Prima oară când am vrut să ajung prin e-mail la o persoană ocupată, a trebuit să trimit și să retrimit e-mailul, să fac reveniri, să cer programări pentru ca în final să primesc un mesaj sec: "Îmi pare rău, nu am timp." Cei care sunt abonați încă de la începutul site-ului cunosc faptul că am testat toate zilele săptămânii de transmitere a e-mailurilor mele, diferite ore, atât de dimineață, cât și seară, diferite frecvențe, plecând de la e-mailuri zilnice, până la e-mailuri săptămânale. Iată concluziile la care am ajuns: Nu te baza doar pe comunicarea prin e-mail. De obicei, persoanele ocupate sunt persoane de acțiune. Ele acționează imediat, pe calea cea mai rapidă. Dacă i-ai stârnit interesul, ar putea fi tentat să pună mâna pe telefon și să te sune. De aceea, lasă-i numărul tău de telefon în e-mail. De altfel, ar fi bine să-ți formezi o semnătură care să cuprindă datele tale de contact și să se atașeze automat la orice e-mail trimiți. Dacă-i știi numărul de telefon, trimite-i și un SMS scurt, în care să-i spui esența e-mailului și să-i comunici că are detaliile pe e-mail. Nu uita să-ți treci numele. Așa este politicos și este foarte posibil să nu te aibă în agenda lui de telefon. Nu-l fă să se gândească la problemele tale. Nu-i cere soluții. Are propriile sale probleme. Nu uita, vorbim de o persoană ocupată. Indiferent ce-i vei cere (o idee, o întâlnire, un sfat etc.) lasă-i posibilitatea de a o face când programul îi permite. Nu-i cere nimic cu titlu de urgență. Decizia finală trebuie să fie la latitudinea lui, îți va răspunde când vrea chiar dacă nu are nevoie de timp de gândire, chiar dacă tu îi vei spune că este urgent. Știe că tu ai nevoie de el, cel puțin în privința în care-l apelezi, din acest punct de vedere este mai puternic decât tine și nu va ezita să-ți demonstreze aceasta. De aceea, este bine să accepți acest lucru și să-i spui aceasta, ceea ce îi va liniști această pornire instinctivă și-i va permite să se concentreze pe subiectul e-mailului. Trimite e-mailul când există cele mai multe șanse să-l citească. Cel mai bine ar fi să-i cunoști cât de cât activitatea și programul pe care-l are. Dar și fără a-l cunoaște există anumite momente în care nu-i bine să trimiți e-mailuri. Câte persoane cunoști care ar citi un e-mail vineri după-amiază ? În general, persoanele ocupate muncesc foarte mult în timpul săptămânii, întreg weekendul fiind dedicat timpului personal și familiei. De ce, e-mailul primit de la tine ar deveni o prioritate pentru ei ? De asemenea, nu trimite e-mailuri luni dimineața. Agenda lor este deja formată și nu o vor modifica pentru tine. Cel mai bine e să trimiți e-mailuri după-amiaza. Majoritatea oamenilor foarte ocupați își fac agenda seara sau dimineața foarte devreme. Ah! Era să uit. Nu trimite niciodată un e-mail cu probleme de serviciu, unei persoane de ziua ei de naștere sau a onomasticii. Singurul e-mail acceptat în astfel de zile este o felicitare. Dacă nu ții cont de aspect s-ar putea ca mesajul tău, oricât de interesant ar fi, să nu fie perceput cum trebuie. Trebuie să-l formatezi astfel încât să fie cât mai ușor de citit: spații între paragrafe și bullet-uri (marcatori) fără să te zgârcești. Atenție la semnele de punctuație. Folosește-le cum trebuie și lipește-le de cuvântul din față (excepție, deschiderea parantezelor care se lipesc de cuvântul care urmează). Lăsați spații după semnele de punctuație. Scrie e-mailul mai degrabă în text simplu decât în html, evitând astfel să fie trimis în spam de către anumiți clienți de e-mail și să poată fi citit fără probleme pe dispozitivele mobile. Oamenii foarte ocupați își citesc de obicei e-mailurile pe telefon. Gramatica și empatia. Verifică de două ori textul înainte de a-l trimite, Corectează greșelile de ortografie. Elimină toate abrevierile, altfel vei lăsa impresia că ești prea leneș pentru a scrie. În nici un caz nu folosi limbajul de chat într-un e-mail de afaceri. Folosește majuscule la început de propoziție și la cuvinte proprii. După ce termini de ”lustruit” mesajul recitește-l gândindu-te la ce vrei să transmiți. Tu știi ce ai vrut să spui și ai scris rapid ceea ce vrei, dar pune-te în locul celui care primește mesajul. El nu știe ceea ce vrei, poate înțelege din ceea ce ai scris, ceea ce vrei ? Sau, dă mesajul unei terțe persoane să-l citească și să-ți comunice ce înțelege din el. Exemplu: Să presupunem că dorești să trimiți un email unui om de afaceri. El este persoana foarte ocupată, iar tu ești cel care are nevoie de el și recunoști că este mai puternic. Dacă ai vreo conexiune cu persoana respectivă folosește-o chiar de la început: ”Ne-am cunoscut la …..”, ”Mi-ați fost recomandat de …..”, ”X mi-a spus că m-ați putea ajuta în problema ….”, ”Poate nu vă mai aduceți aminte, dar am fost colegi de facultate, eu fiind în semianul B. Sigur vă amintiți de întâmplarea în care ….” Pe urmă intră direct în subiect (nu uita că este o persoană ocupată): ”Aș dori să mă primiți la o discuție de maxim 30 de minute”, ”Vă invit să participați la ….”, De obicei, este bine să ceri o întâlnire pentru a-i prezenta în detaliu motivul abordării. Dacă i-ai captat atenția treci mai departe și enunță succint motivul pentru care dorești ca el să facă această acțiunea ce i-o ceri: ”Am identificat o oportunitate pentru investiții în domeniul imobiliar, respectiv …..”, ”Un grup de potențiali investitori ruși vor veni în localitate în data … ora …. Aceștia sunt din domeniile …..” Nu ar trebui să fie mai mult de două – trei paragrafe a câte maxim 5 rânduri. Pe urmă oferă-i câteva opțiuni stricte. Un om foarte ocupat se va conforma paradoxului alegerii. Cu toate că nu are timp, ba cu cât este mai ocupat, atunci când el va alege își va onora promisiunea făcută. ”V-aș fi recunoscător dacă funcție de programul dumneavoastră (nu folosi prescurtările) ați stabili o zi și o oră la care ne putem întâlni și ați ruga-o pe secretara dumneavoastră să mi le comunice sau, dacă doriți, ne putem întâlni imediat. Numărul meu de telefon este: ….” Cred că tocmai ți-am făcut un șablon ce cu puține modificări poate fi folosit în aproape orice situație. Așa că astăzi am o provocare pentru tine. Gândește-te la o persoană căreia să-i trimiți un e-mail în săptămâna asta, pentru a construi o relație care te-ar putea ajuta in cariera, hobby, timpul liber sau afacerea ta. Lasă-mi un comentariu pe blog, spunându-mi cui i-ai scris și ce reacție a avut.

Cum sa trimiti un email astfel încât sa fie citit


Efectul Domino 2
Definiție: Repercusiune a unui acțiuni, în urma căreia este afectată o entitate asociată ce, la rândul ei, manifestă o acțiune asupra altei entități asociate. Numit după aranjamentul vertical al pieselor de domino, la o distanță mai mică decât lungimea piesei, astfel încât dacă se răstoarnă o piesă, toate piesele așezate după ea vor cădea. Pentru același efect există denumiri similare: efectul de undă, efectul bulgărelui de zăpadă sau reacție în lanț. Comportamentele umane sunt adesea legate între ele. Conform efectului Domino, atunci când facem o schimbare la un comportament, se va activa o reacție în lanț ce va provoca o schimbare in comportamente asociate. Cercetătorii britanici au făcut în 2014 următoarele studii: Au luat două grupuri: la primul grup au intervenit în alimentație, eliminând grăsimile, iar la cel de-al doilea grup li s-a găsit un hobby care le-au ocupat timpul petrecut sedentar, neimpunându-se interdicții alimentare. După 30 de zile, experimentul a fost întrerupt și cele două grupuri au fost cântărite. Media de greutate la ambele grupuri a scăzut După alte 30 de zile, în care fiecare persoană a făcut ceea ce a dorit au fost cântăriți din nou. Media primului grup s-a apropiat de greutatea inițială, cea dinaintea experimentului, pe când media de greutate al celui de-al doilea grup a crescut foarte puțin, păstrându-se sub greutatea inițială. Ce s-a întâmplat ? Primului grup i-a fost impus un regim alimentar care i-a ajutat să slăbească, dar după ridicarea interdicțiilor foarte mulți dintre ei au revenit la vechile obiceiuri ajungând la greutatea inițială sau depășind-o. Participanții din cel de-al doilea grup, au fost încântați de hobby-ul descoperit, au petrecut mai puțin timp sedentar stând pe canapea, uitând-se la televizor și mâncând tot felul de gustărele, biscuiți, semințe etc. Astfel, singuri și-au redus treptat aportul zilnic de grăsimi. După terminarea experimentului, aceștia și-au păstrat hobby-ul și implicit regimul alimentar nou format. Acesta este un efect Domino prin care un obicei nou creat (hobby) a dus la altul (regimul alimentar). Este posibil să observați modele similare în propria voastră viață. Vecina mea a renunțat la fumat, înlocuind cafea din timpul zilei cu un ceai. Eu am slăbit doar modificându-mi comportamentul de dimineață. Am câțiva ani de când nu am mai cumpărat pâine. Efectul Domino este valabil și pentru obiceiuri negative. Cel mai frecvent este obiceiul de a verifica telefonul. Vei vedea că pe ecran sunt notificări, vei face click pe ele, vei ajunge în rețelele de social media, vei începe să navighezi pentru a vedea ultimele postări și vei pierde cel puțin 20 de minute inutil. Multe dintre obiceiurile și rutinele care alcătuiesc viața noastră de zi cu zi sunt legate între ele. Nu vom putea niciodată să ne modificăm un comportament fără să afectăm altul. Între toate biosistemele din lumea asta există o interconectivitate uimitoare și comportamentul uman nu este o excepție. Nici nu realizezi atunci când faci o alegere în viață ce rezultate surprinzătoare poți avea în alte zone, indiferent de planurile pe care le faci. Totuși, să vă explic de ce-mi place mie să folosesc expresia ”Efect Domino” și nu altele. Știați că, o piesă de domino este capabilă să doboare o altă piesă de domino care este mai mare cu 50%? Este vorba de o progresie geometrică. Dacă începem un șir cu o piesă de 5 mm, piesa 15 va avea aproximativ 1,5 metri, piesa 31 va avea aproximativ 929 metri, depășind Burj Khalifa, cea mai mare clădire din lume, iar piesa 63 ar depăși în înălțime distanța de la Pământ la Lună. Wow! Asta înseamnă că folosind efectul Domino, s-ar putea obține rezultate extraordinare în viața noastră sau în afaceri. Oamenii de succes știu cum să folosească acest efect în folosul lor. Își aliniază obiectivele în ordinea mărimii lor. Dacă un obiectiv este prea mare îl împarte în două obiective mai mici. Astfel, primul obiectiv va fi mai mic, al doilea mai mare și tot așa până la ultimul obiectiv, care este uriaș. De ce funcționează această abordare? Pentru că obținerea succesului este secvențială, nu continuă. Creșterea nu este liniară ci geometrică. Faci un lucru corect, apoi faci următorul lucru corect și tot așa, fiecare dintre ele trăgându-te în sus, iar potențialul geometric al succesului este declanșat. Totul se împarte în timp. Cineva care are o mulțime de cunoștințe, le-a învățat în timp. Cineva care are o mulțime de abilități, le-a dezvoltat de-a lungul timpului. Cineva care are o mulțime de bani, i-a câștigat de-a lungul timpului. Cheia este în timp. Succesul este construit secvențial. Alegeți-vă un aspect al afacerii sau vieții dumneavoastră care trebuie modificat și începeți să-l analizați. Care este ultima piesă de domino ce trebuie răsturnată pentru a avea rezultate extraordinare? Cu alte cuvinte, care este cel mai important lucru ce va aduce cele mai bune rezultate în aspectul analizat ? Acum, odată identificată această piesă, gândiți-vă ce piesă, mai mică, o poate influența. Și tot așa, formați întregul lanț de piese, până la cea mai mică, care necesită cel mai mic efort pentru a fi răsturnată. Nu vă mai rămâne decât să împingeți prima piesă. Succesul acțiunii va fi destul de motivant pentru a trece la următoarea piesă. Veți observa că îmbunătățirile aduse în viața dumneavoastră în fiecare zi vor aduce rezultate uimitoare în timp. Ați experimentat un efect de domino cu anumite obiceiuri? Dacă este așa, lăsați un comentariu aici și împărtășiți-ne experiența.

Efectul Domino