Întâlnirea de afaceri perfectă


Intalnirea de afaceri

Intalnirea de afaceri

”Întâlnirea dintre două personalităţi este ca o reacţie chimică: dacă se produc, ambele suferă transformări.”

(Carl Gustav Jung)

Acest mod de comportare este valabil pentru orice întâlnire. Nu trebuie să fiți parteneri de afaceri. Poate să fie o întâlnire cu șeful sau cu colegii, o întâlnire cu un fost coleg și în general orice întâlnire care nu e de dragoste, căci aici femeile și bărbații se comportă diferit.

Cred că știi că nu tot ceea ce citești pe Internet poate fi aplicat identic la doi oameni diferiți. De asemenea, este foarte probabil ca unele sfaturi să nu se aplice la orice tip de întâlnire. Depinde foarte mult și de personalitatea celui cu care te întâlnești, depinde dacă întâlnirea este între două persoane sau de grup. Sunt multe variabile care pot determina ca întâlnirea ta să fie perfectă.

Ceea ce-ți voi spune în continuare reprezintă niște linii conductoare care să te ghideze și să te ajute să-ți formezi un comportament al cărui rezultat să fie cât mai aproape de întâlnirea perfectă.

Este foarte important să cunoști cele ce urmează, deoarece știi că prima impresie contează. Există reguli nescrise ale comportamentului în cadrul unei întâlniri și, mai mult ca sigur, vei fi etichetat funcție de comportamentul tău, iar această etichetă îți va afecta reputația, implicit imaginea și afacerea.

Dar, hai să nu o mai lungim și să le enumerăm:

  1. Punctualitatea

Thomas C. Haliburton a spus: ”Punctualitatea este sufletul afacerilor.” Este foarte important să nu întârzii. Proverbul românesc ”Ceea ce ție nu-ți place, altuia nu-i face” este valabil și în cadrul unei întâlniri de afaceri. Dacă ție nu-ți place să pierzi timpul, fi sigur că nici partenerului tău de afaceri nu-i place. Este bine să vii mai devreme și să te pregătești pentru întâlnire. Cu atât mai mult, trebuie să fii printre primii dacă este vreo ședință de analiză a activității și la ea vor participa mai multe persoane, iar dacă întâlnirea este cu șeful tău și ai întârziat, mai bine îi dai un telefon și-i spui că ai avut un accident (chiar dacă nu ai ieșit din firmă). Gândește-te că nervozitatea celui care așteaptă crește exponențial cu timpul de așteptare, așa că …. fii punctual.

  1. Prezintă-te

De fiecare dată când te întâlnești pentru prima oară cu cineva, primul lucru pe care trebuie să-l faci este să te prezinți. Este foarte posibil ca persoana cu care urmează să te întâlnești să mai aștepte pe cineva și nu are de unde să știe cine ești. Chiar dacă ai fost anunțat, eticheta cere să te prezinți. Dacă întâlnirea se desfășoară între mai multe persoane, prezentarea se face în ordine descrescătoare a importanței. Mai întâi te prezinți Președintelui, pe urmă Directorului General, treci la directorii de direcții, servicii, birouri, compartimente, și termini cu executivul. Dacă ești la o întâlnire de afaceri cu mai mulți oameni de afaceri, prima oară te prezinți gazdei. Dacă ești pe teritoriu neutru, prima oară te prezinți celui mai puternic om de afaceri. În toate cazurile, dacă deja vă cunoașteți, prezentarea este înlocuită doar de o strângere de mână, dar ordinea rămâne aceeași.

  1. Stai ca oamenii

Vezi ce face celălalt / ceilalți. Dacă întâlnirea se desfășoară în picioare, nu te așeza. Dacă ceilalți se așează, așează-te. Cei mai mulți oameni nu-și ajustează scaunul și sunt ori mai mici, ori mai mari decât cei din jur. Dacă scaunul este ajustabil, reglează-l astfel încât să fi la o înălțime egală cu ceilalți din jurul tău. Nu este recomandat să ai o înălțime mai mare decât cel mai puternic om din încăpere și nici să fii invizibil. Când întâlnirea este în doi, te vei așeza pe scaunul indicat, când vei fi invitat să te așezi. Înălțimea o controlezi din poziția corpului.

  1. Nu vorbi prostii

Dacă tot ai reușit să obții întâlnirea de afaceri mult dorită ar fi bine să ai un subiect extrem de interesant de discutat. Dacă tu crezi, că celălalt are timp de can-can-uri, te înșeli amarnic. Încă de la început trebuie să-i spui motivul întâlnirii și dacă acesta nu este unul puternic, l-ai pierdut. Captarea atenției încă din primele minute este foarte importantă. Nu începe întâlnirea cu banalități despre vreme și nici cu întrebări protocolare despre ce-i face familia, cum se mai simte, sau ce a făcut dimineață. Pe lângă faptul că, dacă acestea sunt prelungite se transformă într-un interogatoriu, este mai bine să păstrezi o atmosferă de afaceri și să nu-i răpești partenerului de dialog prea mult din timpul său. Așa că, pregătește-te foarte bine înainte de a te prezenta la întâlnire. Fii concis!

  1. Tonul vocii

Toți participanții la întâlnire trebuie să te audă, de aceea folosește un ton al vocii destul de puternic, chiar dacă ești femeie. Atenție, să nu ajungi la pragul unui țipăt. În acest moment tonul vocii irită. O voce timidă, înceată, denotă lipsă de încredere în ceea ce spui și nu cred că vrei să convingi pe cineva de ceva ce nici tu nu crezi. Modularea tonului vocii pe parcursul discursului este indicată, căci o voce monotonă îi îmbie pe cei din jur la somn, gândurile le fug aiurea, pierzi atenția audienței. E derutant și pentru tine. Tu vorbești despre un subiect serios, vrei să închei o afacere în care crezi și vezi că unul – doi din auditoriu încep să zâmbească. Te gândești că ai spus o prostie, încerci să-ți dai seama unde ai greșit, vocea ta devine ezitantă, apar mici bâlbe, te blochezi și începi să-ți răsfoiești hârtiile pentru a vedea ce ai greșit. În realitate, vocea ta monotonă a devenit ca un zgomot de fond și ei se gândeau cum și-au petrecut noaptea cu femeia iubită. Cred că diferită pentru fiecare. Atunci, când auzi un murmur în sală, nu ridica vocea pentru a-i acoperi, căci și ei vor vorbi mai tare pentru a se auzi. Coboară vocea și ei vor face liniște pentru a te auzi, sau deoarece își dau seama că în acel moment vorbesc cel mai tare din sală. Despre discurs …. alt articol.

  1. Respectă eticheta dialogului

Dialogul înseamnă replici pe rând, nu să vorbească doi oameni simultan. Dacă cel mai puternic începe să vorbească peste tine, te oprești, ținând minte unde te-ai oprit și când termină de vorbit, continui de unde ai rămas, începând cu o mică recapitulare pentru a le indica celorlalți că reiei o idee anterioară. Dacă, persoana cea mai puternică, prin intervenția sa a generat un alt subiect, nu mai încerca să readuci în discuție subiectul tău. Așteaptă un moment prielnic, pentru a discuta ceea ce te interesează numai cu persoana care crezi că te poate ajuta efectiv, extrăgând-o din grup. Nu e politicos să-i întrerupi pe ceilalți, dar uneori este recomandat să o faci, mai ales în condițiile în care ceea ce se discută este împotriva intereselor tale.

  1. Nu ești la crâșmă

Fii atent la poziția ta în scaun. Nu lua o poziție de parcă ai devenit lichid și te scurgi pe podea. Nu sta nici țeapăn, de parcă ai înghițit un par și nu te mai poți îndoi. Nu scoate telefoanele pe masă. Nu ai cu ce să te lauzi și nici de ce. Ba, dimpotrivă. Cred că te-ai simți extrem de ridicol, dacă tu scoți pe masă un smartphone, ultimă generație și miliardarul care stă în fața ta și pe care încerci să-l convingi să facă afaceri cu tine, scoate un telefon cu butoane și fără internet. Telefonul trebuie să fie pe silence, nici măcar pe vibrație, pentru a nu fi tentat să-l scoți din buzunar să vezi ce SMS ai primit sau ce s-a mai postat pe Facebook. Este o adevărată impolitețe ca în timpul unei întâlniri să te uiți la ecran sau, și mai rău, să începi să transmiți mesaje.

  1. Nu ești nici la restaurant

Este foarte posibil ca la o întâlnire să fie și catering. Eticheta spune că este permis să bei cafea sau apă în timpul întâlnirii, dar este total interzis să mănânci. Dacă ai de gând să mănânci, o vei face cu întregul grupul. Alimentele zdrobite între dinți eliberează mirosuri și nu-i frumos să faci poftă celorlalți care discută. Unde mai pui, că s-ar putea să ai proasta inspirație să iei din farfurie ceva crocant și n-ai să crezi ce rezonanță au aceste sunete într-o cameră atunci când mănânci numai tu.

  1. Nu există chelner

Nu aștepta să fi servit. Nu aștepta să strângă cineva după tine. Lasă totul așa cum ai găsit. Dai dovadă de educație, civilizație, ordine, profesionalism. Impresia lăsată contează foarte mult, așa că, lasă o impresie bună. Șervețelul cu care te-ai șters la gură, aruncă-l la gunoi, nu-l fă boț și nu încerca să umpli vreo ceașcă sau pahar cu el.

  1. Asta-i șansa ta

Acționează ca și cum acesta ar fi singurul moment din viața ta în care poți face ceva. Nu lăsa întrebări pentru mai târziu. Lămurește totul atunci. Concentrează totul și află totul în prima parte a discuției. Mai ales dacă ești într-un grup. Dacă stai și aștepți s-ar putea să nu mai ai ocazia. Pe mine mă enervează extraordinar de mult persoanele care atunci când toată lumea se pregătește să se ridice și să plece acasă, începe cu întrebările. Până atunci ce au făcut ? Au dormit în scaun ? La fel mi se întâmplă și în unele vizite. La un moment spun: ”Hai să plecăm!”. Mă ridic, mă îmbrac și în ușă încep discuțiile care mai durează jumătate de oră, timp în care eu stau îmbrăcat, transpir, cu mâna pe mâner gata să-l apăs, cu trupul înclinat spre ușă, doar de un imbold fiind nevoie pentru a trece pragul, toate mesajele mele transmise de limbajul corpului indicând că vreau să plec și nimeni nu sesizează. Nu fi tu persoana care la sfârșit, începe să pună întrebări.

În încheiere, cred că nu mai are rost, ca înainte de o întâlnire de afaceri să te odihnești. Nu-i deloc plăcut să picotești în timp ce cineva vorbește cu tine. Și … de ce te-ai mai dus la întâlnire ? Te-a obligat cineva ?

Lasă un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.