citit


Cum sa trimiti un email astfel incat sa fie citit 8
Săptămânal mă lovesc de această problemă. Săptămânal trimit emailuri către întreaga comunitate și acestea sunt citite în proporție de 60% - 75%. Și aceasta se întâmplă în condițiile în care toți abonații s-au înscris din propria lor voință, special ca să primească aceste e-mailuri. Prin activitatea sa, Camera de Comerț și Industrie este nevoită să transmită regulat campanii de informare / ofertare prin e-mail. Eu personal mă ocupam de transmiterea și analiza acestora. Procentul de citire al e-mailurilor era de cele mai multe ori sub 10 %. Totuși, suntem în mileniul III, în secolul XXI, telegramele au dispărut, telexul a dispărut, faxul pierde tot mai mult teren în fața e-mailului. Este evident că aceasta va fi mijlocul de comunicare care va domina anii ce urmează până când va fi descoperit un alt canal de transmitere a informațiilor și acestea să stea în așteptare până când vor fi citite. Fiecare dintre noi este ocupat să trăiască în această lume tot mai aglomerată și mai rapidă. Probabil ați auzit de rezonanţa Schumann. Timp de mii de ani, Rezonanţa Shumann a avut valoarea constantă de 7,8 Hz însă, începând din 1980 s-a constatat o accelerare rapidă. Astfel, s-a ajuns ca în zilele noastre Rezonanţa Shumann să aibă valoarea de 12,5 Hz, consecinţa directă fiind că 24 de ore actuale corespund cu 16 ore reale, în termenii timpului terestru. Revenind, când este cel mai bine să trimiți un e-mail unei persoane ocupate? Și nu mă refer la transmiterea unei campanii ci la un e-mail. Un singur e-mail, personalizat, trimis unei persoane necunoscute sau foarte puțin cunoscute, dar la care este necesar să ajungi. Să rupem mâța în două încă de la început. Este mai complicat decât ai crede. Prima oară când am vrut să ajung prin e-mail la o persoană ocupată, a trebuit să trimit și să retrimit e-mailul, să fac reveniri, să cer programări pentru ca în final să primesc un mesaj sec: "Îmi pare rău, nu am timp." Cei care sunt abonați încă de la începutul site-ului cunosc faptul că am testat toate zilele săptămânii de transmitere a e-mailurilor mele, diferite ore, atât de dimineață, cât și seară, diferite frecvențe, plecând de la e-mailuri zilnice, până la e-mailuri săptămânale. Iată concluziile la care am ajuns: Nu te baza doar pe comunicarea prin e-mail. De obicei, persoanele ocupate sunt persoane de acțiune. Ele acționează imediat, pe calea cea mai rapidă. Dacă i-ai stârnit interesul, ar putea fi tentat să pună mâna pe telefon și să te sune. De aceea, lasă-i numărul tău de telefon în e-mail. De altfel, ar fi bine să-ți formezi o semnătură care să cuprindă datele tale de contact și să se atașeze automat la orice e-mail trimiți. Dacă-i știi numărul de telefon, trimite-i și un SMS scurt, în care să-i spui esența e-mailului și să-i comunici că are detaliile pe e-mail. Nu uita să-ți treci numele. Așa este politicos și este foarte posibil să nu te aibă în agenda lui de telefon. Nu-l fă să se gândească la problemele tale. Nu-i cere soluții. Are propriile sale probleme. Nu uita, vorbim de o persoană ocupată. Indiferent ce-i vei cere (o idee, o întâlnire, un sfat etc.) lasă-i posibilitatea de a o face când programul îi permite. Nu-i cere nimic cu titlu de urgență. Decizia finală trebuie să fie la latitudinea lui, îți va răspunde când vrea chiar dacă nu are nevoie de timp de gândire, chiar dacă tu îi vei spune că este urgent. Știe că tu ai nevoie de el, cel puțin în privința în care-l apelezi, din acest punct de vedere este mai puternic decât tine și nu va ezita să-ți demonstreze aceasta. De aceea, este bine să accepți acest lucru și să-i spui aceasta, ceea ce îi va liniști această pornire instinctivă și-i va permite să se concentreze pe subiectul e-mailului. Trimite e-mailul când există cele mai multe șanse să-l citească. Cel mai bine ar fi să-i cunoști cât de cât activitatea și programul pe care-l are. Dar și fără a-l cunoaște există anumite momente în care nu-i bine să trimiți e-mailuri. Câte persoane cunoști care ar citi un e-mail vineri după-amiază ? În general, persoanele ocupate muncesc foarte mult în timpul săptămânii, întreg weekendul fiind dedicat timpului personal și familiei. De ce, e-mailul primit de la tine ar deveni o prioritate pentru ei ? De asemenea, nu trimite e-mailuri luni dimineața. Agenda lor este deja formată și nu o vor modifica pentru tine. Cel mai bine e să trimiți e-mailuri după-amiaza. Majoritatea oamenilor foarte ocupați își fac agenda seara sau dimineața foarte devreme. Ah! Era să uit. Nu trimite niciodată un e-mail cu probleme de serviciu, unei persoane de ziua ei de naștere sau a onomasticii. Singurul e-mail acceptat în astfel de zile este o felicitare. Dacă nu ții cont de aspect s-ar putea ca mesajul tău, oricât de interesant ar fi, să nu fie perceput cum trebuie. Trebuie să-l formatezi astfel încât să fie cât mai ușor de citit: spații între paragrafe și bullet-uri (marcatori) fără să te zgârcești. Atenție la semnele de punctuație. Folosește-le cum trebuie și lipește-le de cuvântul din față (excepție, deschiderea parantezelor care se lipesc de cuvântul care urmează). Lăsați spații după semnele de punctuație. Scrie e-mailul mai degrabă în text simplu decât în html, evitând astfel să fie trimis în spam de către anumiți clienți de e-mail și să poată fi citit fără probleme pe dispozitivele mobile. Oamenii foarte ocupați își citesc de obicei e-mailurile pe telefon. Gramatica și empatia. Verifică de două ori textul înainte de a-l trimite, Corectează greșelile de ortografie. Elimină toate abrevierile, altfel vei lăsa impresia că ești prea leneș pentru a scrie. În nici un caz nu folosi limbajul de chat într-un e-mail de afaceri. Folosește majuscule la început de propoziție și la cuvinte proprii. După ce termini de ”lustruit” mesajul recitește-l gândindu-te la ce vrei să transmiți. Tu știi ce ai vrut să spui și ai scris rapid ceea ce vrei, dar pune-te în locul celui care primește mesajul. El nu știe ceea ce vrei, poate înțelege din ceea ce ai scris, ceea ce vrei ? Sau, dă mesajul unei terțe persoane să-l citească și să-ți comunice ce înțelege din el. Exemplu: Să presupunem că dorești să trimiți un email unui om de afaceri. El este persoana foarte ocupată, iar tu ești cel care are nevoie de el și recunoști că este mai puternic. Dacă ai vreo conexiune cu persoana respectivă folosește-o chiar de la început: ”Ne-am cunoscut la …..”, ”Mi-ați fost recomandat de …..”, ”X mi-a spus că m-ați putea ajuta în problema ….”, ”Poate nu vă mai aduceți aminte, dar am fost colegi de facultate, eu fiind în semianul B. Sigur vă amintiți de întâmplarea în care ….” Pe urmă intră direct în subiect (nu uita că este o persoană ocupată): ”Aș dori să mă primiți la o discuție de maxim 30 de minute”, ”Vă invit să participați la ….”, De obicei, este bine să ceri o întâlnire pentru a-i prezenta în detaliu motivul abordării. Dacă i-ai captat atenția treci mai departe și enunță succint motivul pentru care dorești ca el să facă această acțiunea ce i-o ceri: ”Am identificat o oportunitate pentru investiții în domeniul imobiliar, respectiv …..”, ”Un grup de potențiali investitori ruși vor veni în localitate în data … ora …. Aceștia sunt din domeniile …..” Nu ar trebui să fie mai mult de două – trei paragrafe a câte maxim 5 rânduri. Pe urmă oferă-i câteva opțiuni stricte. Un om foarte ocupat se va conforma paradoxului alegerii. Cu toate că nu are timp, ba cu cât este mai ocupat, atunci când el va alege își va onora promisiunea făcută. ”V-aș fi recunoscător dacă funcție de programul dumneavoastră (nu folosi prescurtările) ați stabili o zi și o oră la care ne putem întâlni și ați ruga-o pe secretara dumneavoastră să mi le comunice sau, dacă doriți, ne putem întâlni imediat. Numărul meu de telefon este: ….” Cred că tocmai ți-am făcut un șablon ce cu puține modificări poate fi folosit în aproape orice situație. Așa că astăzi am o provocare pentru tine. Gândește-te la o persoană căreia să-i trimiți un e-mail în săptămâna asta, pentru a construi o relație care te-ar putea ajuta in cariera, hobby, timpul liber sau afacerea ta. Lasă-mi un comentariu pe blog, spunându-mi cui i-ai scris și ce reacție a avut.

Cum sa trimiti un email astfel încât sa fie citit